Contracts Management Specialist

هدف الوظيفة

يقوم شاغلو الوظائف في هذا المستوى بأداء مهمات محددة بشكل فردي تحت إشراف وثيق بهذا الشأن، حيث يقومون بأداء المهمات المتعلقة بالبحث، وجمع وتحليل المعلومات، وصياغة مسودات التقارير والوثائق، والمشاركة في اجتماعات محددة بالإضافة إلى تطوير خبراتهم المهنية الفردية.

تتضمن الأنشطة التشغيلية البسيطة التي يقومون بها على إعداد خطاب النوايا والوثائق القانونية الأخرى، وتوثيق طلبات تعديل العقد والتغييرات، وجمع نتائج تقييم المورّدين وملاحظات الإدارات، وتحديث قائمة المورّدين المعتمدين.

الأدوار والمسؤوليات

• التنسيق مع إدارة الشؤون القانونية والالتزام لإعداد العقود والتفاوض مع البائعين والمورّدين المحددين بشأن الشروط والأحكام
• إعداد خطاب النوايا والوثائق القانونية الأخرى، وتنفيذ الإجراءات الشكلية لتوقيع العقد وإبلاغ جميع أصحاب المصلحة المعنيين بشأن المورّدين المختارين
• تجديد/ تحديث العقود في الوقت المناسب بما يتماشى مع سياسات وإرشادات الهيئة
• توثيق جميع طلبات تعديل العقود وتقييمها مقابل معايير محددة مسبقًا والتوصية بالإجراءات والقرارات المناسبة
• التحقق من العقوبات المطبّقة، وإخطار البائع ومنحه الموافقة قبل تقديم الفاتورة
• تحديد الحاجة إلى إجراء التغيير وتقييم الجدول الزمني وتأثير الميزانية لتطوير أمر التغيير وتعديل العقد وفقًا لذلك
• استلام وتقييم إشعار المطالبة والتفاوض مع البائع لحل المطالبة أو رفضها بطريقة فعّالة تضمن حماية مصالح الهيئة واستدامة العلاقات مع المورّدين
• إعداد خطابات الإنهاء أو التنبيهات حسب التوجيهات
• تطوير مؤشرات الأداء الرئيسية للمورّد ومراقبة الأداء بعد تلقي المواد و/أو الخدمات من خلال إنشاء تقارير الأداء المستمر
• جمع المرئيات وإرسال نماذج التقييم إلى الإدارات من أجل تقييم جودة المنتج والتكلفة ووقت التسليم
• جمع تقارير أداء تسليم المنتجات/ الخدمات على أساس دوري
• تحديث قائمة المورّدين المعتمدين بناءً على تقييم شامل على أساس مستمر ومراقبة الموردّين الجدد عن كثب
• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية الموحّدة ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة صحيحة ومتسقة
• المساعدة في حل المشاكل التي تم تصعيدها وتقديم الدعم اللازم للفرق الأقل خبرة لضمان تنفيذ العمل بكفاءة
• تصعيد المشاكل المعقدة للشخص المعني لضمان تسوية القضايا/ حل المشاكل بالطريقة الملائمة والصحيحة
• أداء مهمات أخرى وفقاً لمتطلبات العمل
• اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية الموحّدة ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة صحيحة ومتسقة
• المساعدة في حل المشاكل التي تم تصعيدها وتقديم الدعم اللازم للفرق الأقل خبرة لضمان تنفيذ العمل بكفاءة
• تصعيد المشاكل المعقدة للشخص المعني لضمان تسوية القضايا/ حل المشاكل بالطريقة الملائمة والصحيحة
• أداء مهمات أخرى وفقاً لمتطلبات العمل

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية

ما لا يقل عن 2 سنة من الخبرة في المجال

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها (مطلوب)