Executive Affairs Expert

هدف الوظيفة

يتحمل شاغلو الوظائف في هذا المستوى مسؤولية قيادة أنشطة العمل، بالإضافة إلى العمل بشكل فردي من خلال الاستعانة بالحد الأدنى من التوجيهات. يتولى شاغلو الوظائف مسؤولية الإشراف على تنفيذ الخطط وإجراء التحسينات الهامة على الإجراءات والمعايير والتقارير المحددة مسبقاً وتشمل وظائفهم الرئيسية على عمليات الرصد والتحليل والتنسيق والمتابعة وتقديم المشورة بشأن التحسينات اللازمة على لوحات

المتابعة، وتوفير الإجراءات التصحيحية وتدابير المراقبة اللازمة لتحسين جودة سير الأعمال.

الأدوار والمسؤوليات

الإجابة على المكالمات الداخلية والخارجية في مكتب المحافظ، وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات وفقاً للمعايير

تلقي الاتصالات وتحويلها ونقلها إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب

استعراض وتقييم جميع الاستفسارات الواردة من أجل التوصّل إلى ردود مناسبة باللغتين العربية والانجليزية وفقاً لتوجيهات وتعليمات المحافظ بما يضمن حسن التوقيت

الإبلاغ بالبروتوكولات إلى الأطراف الخارجية والداخلية المعنية لضمان الامتثال للأعراف الوطنية والأجنبية (أي آداب الترحيب وترتيبات الجلوس)

العمل عن كثب مع جميع أصحاب المصلحة الداخليين من أجل إعداد وجمع مواد الاتصال الخاصة بالمحافظ (خطاب المحافظ، والعرض التقديمي، وما إلى ذلك)

إدراج برامج المحافظ ومواعيده والتزاماته في قائمة ومن بعد ذلك وضع جدول زمني لتخصيص وقته بشكل مناسب

التأكد من توفر غرف الاجتماعات وفقًا لجدول أعمال المحافظ وتحضير غرف الاجتماعات بشكل مناسب لضمان رضا الحضور/العملاء وترسيخ السمعة المهنية لـلهيئة

الترحيب بالضيوف واستقبالهم ودلِّهم على غرف الاجتماعات الصحيحة أو تعريفهم على الأفراد والتأكد من حضور جميع أصحاب المصلحة المطلوب حضورهم وفي حال غياب أحدهم أو حدوث أي إزعاجات، إبلاغ الهيئات المعنية بذلك

تحضير وصف مختصر للمحافظ حول الملفات التعريفية لأصحاب المصلحة في الاجتماعات

حضور اجتماعات المحافظ والعمل على محاضر الاجتماعات التي تغطي جميع القرارات الرئيسية التي تم مناقشتها وابلاغها للهيئات المعنية والتأكد من التنفيذ السليم لجميع المجالات التي تم مناقشتها

اتباع جميع السياسات والعمليات والإجراءات التشغيلية الموحّدة ذات الصلة بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة صحيحة ومتسقة

المساعدة في حل المشاكل التي تم تصعيدها وتقديم الدعم اللازم للفرق الأقل خبرة لضمان تنفيذ العمل بكفاءة

تصعيد المشاكل المعقدة للشخص المعني لضمان تسوية القضايا/ حل المشاكل بالطريقة الملائمة والصحيحة

أداء مهمات أخرى وفقاً لمتطلبات العمل

تدريب الموظفين الأقل خبرة على الأنشطة الوظيفية المختلفة لضمان نقل المعرفة، عند الاقتضاء

تقديم توجيهات واضحة، وتحديد أولويات المهمات، وتكليف وتفويض المسؤولية، ومراقبة سير عمل المرؤوسين/ الموظفين الأقل خبرة

دعم الموظفين الأقل خبرة أو المرؤوسين المباشرين في تنفيذ مهماتهم وفقاً للسياسات والعمليات المحددة

المؤهلات والمتطلبات الوظيفية 

ما لايقل عن 5 سنوات من الخبرة في المجال

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها (مطلوب)

ماجستير في إدارة الأعمال أو ما يعادلها (محبذ)